Las reuniones son el mayor ladrón de tiempo en las organizaciones. Los ejecutivos pasan hasta 23 horas semanales en reuniones, y la mayoría las considera improductivas. Es hora de revolucionar cómo nos reunimos.
¿Realmente Necesitas Esta Reunión?
Antes de convocar, pregúntate:
- ¿Se puede resolver por email o mensaje?
- ¿Hay una decisión que tomar o acción que coordinar?
- ¿Necesito input de varias personas simultáneamente?
Si la respuesta a las últimas dos es no, probablemente no necesitas reunión.
Anatomía de una Reunión Efectiva
Antes: Preparación
- Agenda clara: Temas específicos con tiempo asignado.
- Objetivo definido: ¿Qué habremos logrado al terminar?
- Participantes necesarios: Solo quienes aportan o deciden.
- Material previo: Envía documentos con anticipación.
Durante: Ejecución
- Puntualidad: Empieza y termina a tiempo, siempre.
- Facilitador: Una persona guía la discusión.
- Parking lot: Temas fuera de agenda van a lista separada.
- Decisiones claras: Quién hace qué para cuándo.
Después: Seguimiento
- Acta breve: Decisiones y acciones, no transcripción.
- Distribución inmediata: El mismo día.
- Seguimiento: Revisar acciones pendientes en siguiente reunión.
Formatos Alternativos
- Stand-up: Reuniones de pie de 15 minutos máximo.
- Walking meetings: Caminando para reuniones 1:1.
- Async primero: Discusión escrita, reunión solo para decidir.
- 25/50 minutos: En lugar de 30/60, dejando buffer.
Reglas de Oro
- Sin agenda, no hay reunión
- Laptops cerradas, móviles guardados
- El que convoca, facilita
- Terminar 5 minutos antes para transiciones
- Una reunión a la semana sin reuniones
Respeta el tiempo de tu equipo. Cada minuto en una reunión innecesaria es un minuto robado a trabajo productivo.
